Besluit RDA (Research & Development Aftrek) verschenen

Inmiddels is het langverwachte RDA Besluit verschenen. In dit besluit staan de voorwaarden waar aan u moet voldoen om als ondernemer een extra aftrekpost te krijgen voor innovatie. De RDA kan oplopen van 10% tot 40% en is van toepassing op ontwikkelingskosten (met uitzondering van loon). Natuurlijk staan wij u graag terzijde bij het aanvragen van de RDA.

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Voor de liefhebbers plaatsen wij hieronder een deel van het besluit van 21 december 2011.

Kosten of uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan door de belastingplichtige verricht S&O, met uitzondering van loonkosten, kunnen kwalificeren voor de RDA. In het Belastingplan 2012 is in artikel XXXVIII, onderdeel g, bepaald dat de RDA voor het eerst toepassing vindt met betrekking tot kosten of uitgaven ter zake van speur- en ontwikkelingswerk dat wordt verricht na 31 december 2011. Met deze bepaling wordt voorkomen dat speur- en ontwikkelingswerk van vóór 1 januari 2012 in aanmerking komt voor RDA. In het onderhavige besluit is voorts bepaald dat kosten en uitgaven uitsluitend voor het RDA-bedrag in aanmerking komen indien de verplichtingen hiervoor na 1 januari 2012 zijn aangegaan. Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat eventuele investeringsbeslissingen uit het verleden onbedoeld aanspraak maken op budget dat gericht is om investeringsbeslissingen in de toekomst te stimuleren.

3.1 direct toerekenbaar

Kosten of uitgaven komen voor een RDA-beschikking in aanmerking indien deze voortvloeien uit S&O op basis waarvan een S&O-verklaring is afgegeven. Voorwaarde daarbij is dat de kosten of uitgaven direct toerekenbaar zijn aan werk dat is gedaan door de belastingplichtige. Agentschap NL zal van geval tot geval beoordelen of aan het criterium van de directe toerekenbaarheid wordt voldaan. Bij de beoordeling of aan het criterium van de directe toerekenbaarheid wordt voldaan zal Agentschap NL putten uit de ervaring die is opgedaan bij de uitvoering van de WBSO. Uitgangspunt hierbij is dat de kosten en uitgaven een duidelijk aanwijsbaar oorzakelijk verband moeten hebben met S&O, en de voorwaarden die voor de toekenning van S&O-verklaringen van toepassing zijn (zie ook paragraaf 2).

Kosten moeten «uitsluitend dienstbaar» zijn aan S&O. Om als uitgave te kwalificeren moet een nieuw vervaardigd bedrijfsmiddel «dienstbaar» zijn aan S&O. Dit verschil wordt ingegeven door de aard van uitgaven en kosten. Kosten kunnen doorgaans heel specifiek aan S&O worden toegerekend terwijl dat voor een grote uitgave als het realiseren van een nieuw bedrijfspand doorgaans slechts gedeeltelijk het geval zal zijn. Het is niet de bedoeling dat deze investeringen in dat geval in het geheel niet voor de RDA in aanmerking zouden komen. Daarom is gekozen om voor uitgave het criterium «dienstbaar» te hanteren. Indien een uitgave slechts ten dele direct toerekenbaar is aan door de belastingplichtige verricht S&O komt deze uitgave uitsluitend voor dat deel voor het RDA-bedrag in aanmerking (artikel 4, eerste lid).

3.2 Kosten

Niet alle kosten komen voor het RDA-bedrag in aanmerking. Het moet gaan om kosten die niet eerder in aanmerking zijn genomen voor een RDA-beschikking, uitsluitend dienstbaar zijn aan het uitvoeren van S&O en drukken op de belastingplichtige. Ook is het uiteraard niet de bedoeling dat een uitgave later ook als kostenpost wordt opgevoerd. Kosten moeten worden betaald voordat de mededeling over de werkelijk in aanmerking te nemen kosten, uitgaven en S&O-uren (bedoeld in artikel 10) moet zijn ingediend. Hiermee wordt verzekerd dat kosten die worden opgegeven voor een RDA-beschikking ook binnen een redelijke termijn na het afgeven van de RDA-beschikking worden betaald. Deze regeling zorgt er tevens voor dat het mogelijk is dat kosten die in oktober in enig kalenderjaar zijn opgenomen in een RDA-beschikking mogen worden betaald in februari van het jaar volgend op dat kalenderjaar. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de ervaring dat het niet altijd mogelijk is om kosten op korte termijn te betalen. Dat zal natuurlijk vooral voorkomen voor kosten die worden opgevoerd in een RDA-beschikking aan het einde van een kalenderjaar. Als de RDA-beschikking is afgegeven aan een vennootschap binnen een fiscale eenheid dan maakt het niet uit welke onderneming binnen deze fiscale eenheid de kosten betaald.

Afschrijvingen komen niet in aanmerking voor het RDA-bedrag omdat het hierbij niet om betalingen gaat en de afschrijvingskosten dus al op grond van de definitie van «kosten» niet tot de kosten worden gerekend. Dit is ook een wenselijke situatie, omdat uitgaven als geheel reeds in aanmerking komen voor het RDA-bedrag. Ook financieringskosten komen niet voor het RDA-bedrag in aanmerking. Hiervoor is gekozen, omdat de regeling niet het gebruik van vreemd vermogen bij het doen van S&O wil bevoordelen boven de inzet van eigen vermogen. Voor financiering van R&D zijn daarnaast ook andere instrumenten zoals het Innovatiefonds MKB+ beschikbaar.

Ook kosten van uitbesteed onderzoek komen niet in aanmerking voor het RDA-bedrag indien het gaat om werkzaamheden die voor de belastingplichtige als S&O kunnen worden aangemerkt en door deze belastingplichtige worden uitbesteed aan een derde. Met deze uitsluiting wordt voorkomen dat bedrijven werkzaamheden aan elkaar uitbesteden, om zo hetzelfde S&O meerdere malen onder de RDA te kunnen brengen. Voor de huidige formulering is tevens gekozen, omdat bij de beoordeling of iets als uitbesteed onderzoek kwalificeert niet het oogmerk van een eventuele derde bepalend is, maar de positie van de belastingplichtige die wil dat dit onderzoek als kosten in aanmerking wordt genomen voor het RDA-bedrag. Hierdoor kan rekening worden gehouden met de bijzondere omstandigheden van de aanvrager en wordt tevens voorkomen dat gekeken moet worden naar eventuele derden die mogelijk niet in Nederland gevestigd zijn.

Loonkosten komen niet in aanmerking voor het RDA-bedrag. Dat geldt ook voor kosten als gevolg van de inhuur van arbeid. Dat is logisch, omdat loonkosten ook niet in aanmerking komen voor de RDA. Het zou ook niet consequent zijn om de inhuur van arbeid fiscaal gunstiger te maken dan de inzet van eigen werknemers. Deze uitzondering wordt echter uitdrukkelijk genoemd, omdat een belastingplichtige zelf geen loonbelasting of premie voor de volksverzekeringen afdraagt voor de inhuur van arbeid. Er bestaat daarmee een verschil met de loonkosten die worden gefaciliteerd via de WBSO. Om te voorkomen dat onduidelijkheid bestaat is de inhuur van arbeid uitdrukkelijk uitgesloten.

Kosten van grondverwerving of grondverbetering komen niet in aanmerking voor het RDA-bedrag. Kosten voor grondverwerving hangen in het algemeen te weinig direct samen met S&O en worden daarom categorisch uitgesloten. Grondverwerving of grondverbetering kan ook niet worden opgevoerd als uitgave omdat het hier niet gaat om nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen. Daarbij komt dat deze regeling vooral beoogt uitgaven te stimuleren in bedrijfsmiddelen die na betaling in waarde afnemen. Dat is bij grondverwerving of grondverbetering doorgaans niet aan de orde.

Kosten voor bedrijfsmiddelen die door een met de aanvrager verbonden belastingplichtige ter beschikking zijn gesteld en waarvoor deze belastingplichtige eerder een RDA-beschikking heeft ontvangen worden ook uitgezonderd. Deze uitzondering is opgenomen om constructies tussen verbonden belastingplichtigen met als doel om voor hetzelfde bedrijfsmiddel tweemaal RDA te kunnen ontvangen te voorkomen.

In deze regeling is ervoor gekozen om een beperkt aantal categorieën kosten uit te sluiten. Hiervoor is gekozen om de regeling zo generiek mogelijk te houden en het op voorhand onmogelijk is om alle kosten die mogelijk met S&O samen kunnen hangen te benoemen.

Kosten die niet in aanmerking komen voor RDA – omdat deze niet direct toerekenbaar zijn aan S&O activiteiten – zijn onder meer:
– Kosten van de lease-auto voor de R&D-directeur;
– Overheadkosten voor zover niet direct en uitsluitend dienstbaar aan R&D;
– Licenties voor softwarepakketten die voor algemeen bedrijfsgebruik zijn bedoeld;
– Abonnementen op kranten en tijdschriften; en
– Kosten voor opleidingen of kosten voor beurs- en congresbezoeken.

Kosten waar bij het opstellen van dit besluit rekening mee is gehouden en die afhankelijk van het S&O zouden kunnen kwalificeren zijn de:
– aanschaf van verbruiksgoederen, materialen en grondstoffen voor het doen van proeven of het maken van proefbatches;
– aanschaf van materialen en onderdelen voor het zelf vervaardigen van prototypes in het kader van een eigen ontwikkelingsproject;
– kosten voor het laten vervaardigen van prototypes zonder productieve of commerciële eindbestemming door derden in het kader van een eigen ontwikkelingsproject;
– aanschaf van licenties voor specifieke softwarepakketten of ICT-tools die noodzakelijk zijn in het kader van een eigen S&O-project;
– kosten voor het doen van metingen aan of het testen van prototypes in het kader van een eigen S&O-project; en
– kosten van huur van apparatuur van derden welke noodzakelijk zijn in het kader van een eigen S&O-project.

3.3 Uitgaven

Naast de kosten komen ook uitgaven voor het RDA-bedrag in aanmerking. Bij uitgaven gaat het om de verwerving van bedrijfsmiddelen. Een uitgave kan slechts eenmaal in één kalenderjaar in een RDA-beschikking worden opgenomen. Niet elke aanschaf van een bedrijfsmiddel classificeert als uitgave voor de RDA-beschikking. Het moet gaan om betaalde, nieuwe en niet eerder gebruikte bedrijfsmiddelen. Ook moet het zoals eerder beschreven gaan om bedrijfsmiddelen voorzover zij dienstbaar zijn aan eigen S&O. Door te eisen dat het gaat om nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die niet eerder zijn gebruikt wordt voorkomen dat voor dezelfde bedrijfsmiddelen naar verloop van tijd meerdere malen RDA kan worden ontvangen. Van belang is uiteraard ook dat de belastingplichtige zelf de lasten van de uitgave draagt.

Investeringen die in aanmerking komen voor energie-investeringsaftrek (EIA) of milieu-investeringsaftrek (MIA) worden ook niet in aanmerking genomen voor het RDA-bedrag. Hoewel niet wordt aangenomen dat het frequent zal voorkomen dat investeringen die in aanmerking komen voor de EIA of MIA ook in aanmerking komen voor een RDA-beschikking wordt stapeling van investeringssubsidies onwenselijk geacht.

In afwijking van de hoofdregel kunnen uitgaven boven € 1.000.000,– in meerdere kalenderjaren in een RDA-beschikking worden opgenomen. Voor uitgaven hoger dan € 1.000.000 geldt dat deze per jaar voor eenvijfdedeel in aanmerking worden genomen voor het RDA-bedrag. Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat (grote) investeringen slechts zeer tijdelijk worden ingezet voor S&O enkel om de RDA te incasseren. Deze regeling zorgt dat uitgaven van boven de € 1.000.000 voor ten minste 5 jaar moeten zijn te relateren aan S&O om voor de volledige aftrek in aanmerking te komen.

Omdat uitgaven van boven de € 1.000.000 5 jaar moeten zijn te relateren aan S&O zijn deze uitgaven ongunstiger vanuit het perspectief van de belastingplichtige die een RDA-beschikking aanvraagt. De verleiding kan bestaan om uitgaven op te splitsen om zodoende het bedrag van € 1.000.000 te omzeilen. Uitgaven laten zich echter niet gemakkelijk splitsen, omdat het moet gaan om bedrijfsmiddelen die zelfstandig moeten zijn te relateren aan S&O. Agentschap NL beoordeelt of een uitgave al dan niet terecht door de aanvrager is aangemerkt als bedrijfsmiddel dat als zelfstandige uitgave kwalificeert.

Evenals voor de kosten is er ook voor de uitgaven voor gekozen om een beperkt aantal categorieën uitgaven uit te sluiten.

Uitgaven die niet kwalificeren zijn onder meer:
– Uitgaven die voortvloeien uit de uitkomsten van een technisch onderzoeksproject;
– Uitgaven aan apparatuur of instrumenten die door derden (al dan niet binnen een S&O-project) zijn ontwikkeld en die als bedrijfsmiddel in plaats van R&D-middel worden ingezet;
– Uitgaven aan apparatuur, instrumenten of faciliteiten ten behoeve van door derden te verrichten speur- en ontwikkelingswerk;
– Uitgaven aan meer algemeen inzetbare ICT-middelen;
Uitgaven waar bij het opstellen van dit besluit rekening mee is gehouden en die afhankelijk van het S&O kunnen kwalificeren zijn:
– (delen van) gebouwen direct en uitsluitend dienstbaar aan S&O-werkzaamheden;
– Apparatuur of instrumenten specifiek bedoeld voor speur- en ontwikkelingswerk;
– Apparatuur of instrumenten specifiek bedoeld voor het kunnen vervaardigen van modellen, proefbatches of prototypes zonder productieve/commerciële eindbestemming; en
– ICT-middelen specifiek bedoeld voor speur- en ontwikkelingswerk.

3.4 Overig

Het is mogelijk dat aan een belastingplichtige een RDA-beschikking wordt afgegeven waar meerdere S&O-projecten in worden onderkend. Indien in een RDA-beschikking meer dan één project wordt vermeld kan de belastingplichtige binnen die projecten schuiven met de gerealiseerde kosten en uitgaven. Bij de mededeling die op basis van artikel 10 moet worden gedaan ten behoeve van de correctie-RDA-beschikking die na afloop van het kalenderjaar door Agentschap NL wordt afgegeven zal per ontvangen RDA-beschikking moeten worden aangegeven wat de werkelijk in aanmerking te nemen kosten, uitgaven en S&O-uren zijn (zie ook paragraaf 7).

4. Berekenen RDA-bedrag

Bij het bepalen van de winst komt het RDA-bedrag in aftrek dat is opgenomen in de RDA-beschikking. Dit RDA-bedrag is een percentage van de kosten en uitgaven die direct toerekenbaar zijn aan S&O dat is erkend in een S&O-verklaring. In dit besluit wordt het percentage op 40 percent vastgesteld. Het percentage kan echter bij ministeriële regeling worden aangepast indien aan de voorwaarden zoals die zijn gegeven in artikel 7, vierde lid, wordt voldaan.

De hoofdregel bij het bepalen van de RDA zijn de werkelijke kosten en uitgaven. Voor kleinere aanvragen kan het vereisen van inzicht in de kosten en uitgaven echter leiden tot relatief hoge administratieve lasten. Voor aanvragers die per maand minder dan 150 S&O-uren realiseren geldt daarom een forfait. Het forfaitaire tarief beloopt € 15 per S&O-uur. Het forfait geldt per RDA-aanvraag en het daarop betrekking hebbende tijdvak. Het forfait is dan ook gekoppeld aan het aantal toegekende S&O-uren in de S&O-verklaring. De schatting is dat door het gekozen forfait jaarlijks tussen de 55 en 60 procent van de aanvragers onder het forfait zal komen te vallen.

De ondernemer levert in eerste instantie een schatting aan voor het door hem te realiseren aantal S&O-uren. Het is dus mogelijk dat het aantal gerealiseerde uren afwijkt van het aantal uren dat vooraf is opgegeven. Indien de ondernemer minder S&O-uren schat dan die hij uiteindelijk realiseert dan is dat, in lijn met de WBSO, voor risico van de ondernemer. Indien hij minder uren realiseert dan zal dat door middel van een correctie-RDA-verklaring worden gecorrigeerd. Hierbij zijn twee type correcties denkbaar. Het is mogelijk dat een ondernemer inschatte dat hij onder het forfait zou vallen en dat hij vervolgens alsnog minder uren realiseerde dan hij had voorzien. In dit geval zal de correctie-RDA-beschikking het bedrag belopen van het product van het aantal niet gerealiseerde uren en het tarief. Het alternatief is dat een ondernemer schatte dat hij meer S&O-uren realiseerde dan het forfait, maar uiteindelijk op basis van het aantal gerealiseerde uren toch onder het forfait komt te vallen. Deze situatie resulteert in een correctie op basis van het forfait waar dus de werkelijk gemaakte kosten en uitgaven buiten beschouwing blijven.

Het is mogelijk dat een onderneming in enig kalenderjaar relatief weinig S&O-uren realiseert, maar toch (incidenteel) hoge kosten en uitgaven voor S&O heeft. In deze situatie kan de toepassing van een forfait erg nadelig zijn. Voor die gevallen geldt een uitzondering. Indien een onderneming in een kalenderjaar meer dan € 50.000,– aan kosten en uitgaven realiseert dan kan deze onderneming, ongeacht het aantal in een tijdvak gerealiseerde S&O-uren, op verzoek aanspraak maken op RDA gebaseerd op kosten en uitgaven. Indien na afloop van het kalenderjaarjaar blijkt dat de onderneming minder dan € 50.000,– aan werkelijke kosten en uitgaven heeft gemaakt dan wordt het RDA-bedrag alsnog vastgesteld op basis van de forfaitaire berekening en blijven de werkelijk gemaakte kosten en uitgaven buiten beschouwing.

Een ondernemer die op basis van hoge kosten en uitgaven met een gering aantal S&O-uren aanspraak maakt op de uitzondering kan in het kalenderjaar waarop deze uitzondering van toepassing is niet langer aanspraak maken op het forfait. In enig kalenderjaar is dus ofwel sprake van de toepassing van het forfait ofwel van de toepassing van de uitzondering bij meer dan € 50.000 aan kosten en uitgaven. Hiermee wordt voorkomen dat binnen het kalenderjaar wordt geschoven met kosten en uitgaven teneinde in combinatie met het forfait een bepaald optimum te bereiken. Ook wordt met deze maatregel eenvoud beoogd.

5. Aanvraag

De aanvraag voor een RDA-beschikking wordt door de aanvrager tegelijk ingediend met de aanvraag voor een S&O-verklaring. De aanvraag zal moeten worden gedaan bij Agentschap NL. Agentschap NL zal bij de beoordeling van de aanvragen allereerst oordelen of de projecten die de aanvrager voornemens is uit te voeren in aanmerking komen voor een S&O-verklaring. Indien deze beoordeling positief is wordt bezien op hoeveel S&O-uren, zo nodig gesplitst naar de gehonoreerde projecten, de aanvrager recht heeft. Wanneer de S&O-verklaring vaststaat wordt door Agentschap NL beoordeeld welke kosten of uitgaven direct toerekenbaar zijn aan de projecten die in het kader van de S&O-verklaring zijn erkend. Deze kosten of uitgaven worden geschat voor de periode waarop de S&O-verklaring betrekking heeft. Tegen zowel de S&O-verklaring als de RDA-beschikking staat bezwaar en beroep open.

De RDA-beschikking is gekoppeld aan de S&O-verklaring. Dit betekent in de eerste plaats dat kosten of uitgaven enkel voor een RDA-beschikking in aanmerking komen indien deze worden gemaakt voor projecten die als S&O zijn herkend. Daarnaast is ook de aanvraagperiode van de RDA-beschikking gekoppeld aan de S&O-verklaring. In het kader van de WBSO is het mogelijk op verschillende momenten een aanvraag in te dienen en zelf de aanvraagperiode te kiezen. Deze vrijheid heeft ook gevolgen voor de RDA-beschikking, omdat die de termijnen van de S&O-verklaring volgt.

Het komt voor dat binnen een fiscale eenheid de werknemers niet in dezelfde rechtspersoon zijn ondergebracht als waar de kosten en uitgaven voor S&O worden gemaakt. Om ervoor te zorgen dat kosten en uitgaven van speur- en ontwikkelingswerk effectief in aanmerking kunnen komen voor het RDA-bedrag is het nodig dat het niet uitmaakt waar die binnen een fiscale eenheid worden gemaakt. De RDA-beschikking wordt in geval van een fiscale eenheid op naam gesteld van de vennootschap die ook beschikt over de S&O-verklaring. Door de fiscale toerekening op grond van de regels voor de fiscale eenheid slaat de aftrekpost als gevolg van de RDA-beschikking afgegeven aan een dochter met de S&O-verklaring van rechtswege neer bij de moedermaatschappij. Een eventuele correctiebeschikking wordt opgelegd aan dezelfde vennootschap als waaraan de RDA-beschikking is afgegeven en mitsdien dan nog onderdeel van dezelfde fiscale eenheid, komt deze dan ook terecht bij dezelfde moedermaatschappij. Indien de omstandigheid zich voordoet dat de dochtermaatschappij die de direct toerekenbare RDA kosten en uitgaven maakt wordt ontvoegd, moet er zorg voor worden gedragen dat de dochtermaatschappij op wiens naam de RDA-beschikking is afgegeven aan de meldingsplicht (ten behoeve van de moeder) kan blijven voldoen.

De RDA-beschikking is in het eerste half jaar na de inwerkingtreding van dit besluit voor wat betreft de indieningstermijn nog niet gekoppeld aan de S&O-verklaring. Indien de aanvrager een S&O-verklaring wenst vanaf 1 januari 2012 zou hij voor 30 november 2011 een aanvraag moeten hebben ingediend. Een ondernemer kan echter voor 30 november 2011 nog geen aanvraag indienen voor een RDA-beschikking, omdat de regelgeving dan nog niet in werking is getreden. Omdat het wenselijk is ondernemers in de gelegenheid te stellen om vanaf 1 januari 2012 aanspraak te kunnen laten maken op een RDA-beschikking voor kosten en uitgaven die vanaf 1 januari 2012 worden gemaakt wordt gedurende een opstartperiode in overgangsrecht voorzien.

Kosten en uitgaven die worden gemaakt die samenhangen met S&O-projecten en waarvoor een S&O-verklaring is afgeven waarvan de periode aanvangt voor 1 juli 2011 komen op aanvraag in aanmerking voor een RDA-beschikking (zie ook artikel 13 van de artikelsgewijze toelichting). Voor een aanvraag waarbij kosten en uitgaven als bedoeld in de vorige zin in aanmerking worden genomen voor RDA wordt een formulier vastgesteld. S&O-belastingplichtigen en S&O-inhoudingsplichtigen die baat kunnen hebben bij de overgangsregeling wordt het formulier toegezonden. Vanaf 1 mei 2012 loopt de aanvraagprocedure van een RDA-beschikking synchroon met de aanvraag voor een S&O-verklaring voor projecten die vanaf 1 juli 2012 worden gestart.

Evenals bij de WBSO kunnen ondernemingen meerdere aanvragen per kalenderjaar indienen. De periode waarop deze aanvragen zien liggen binnen één kalenderjaar. Dit betekent dat voor een project dat loopt van oktober tot en met maart, twee aanvragen moeten worden ingediend. Het gaat dan om een eerste aanvraag van oktober tot januari en een tweede van januari tot en met maart. Voor deze twee aanvragen geldt het percentage dat betrekking heeft op de periode waarop de beschikking ziet. Voor de vraag welk bedrag aan RDA terecht komt in de aangifte is de dagtekening van de RDA-beschikking beslissend. Het bedrag aan RDA dat de belastingplichtige met een gebroken boekjaar opneemt in zijn aangifte is de optelsom van de RDA-beschikkingen (inclusief correctie-RDA-beschikkingen) welke zijn afgegeven in de periode die het gebroken boekjaar (of verlengd boekjaar) beslaat.